¿Cómo elaborar un plan de comunicación interna?

Mantener un equipo de personas enfocado en su trabajo y motivado para crecer con tu emprendimiento requiere de vías de comunicación permanentes. ¿Conocés los tipos básicos de comunicación interna?

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. No olvidemos que las empresas son lo que son sus equipos humanos, por ello, motivar es mejorar resultados.

Es un error pensar que la comunicación interna es «un lujo» y algo exclusivo de las grandes empresas y máxime en la etapa que estamos atravesando que viene marcada por unos resultados un tanto inciertos a todos los niveles. De ahí que se esté convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales del siglo XXI, donde todavía son pocas las entidades que desarrollan una adecuada política de comunicación interna que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía.

La comunicación interna en una empresa se realiza mediante dos tipos de canales: los más formales, que son los de carácter oficial; y los informales, que son los que tienen como base las relaciones de amistad o similares. Las organizaciones suelen tener mayor control sobre los canales formales, mas no de los informales.

El plan de comunicación interna puede consolidar la cultura empresarial entre los trabajadores. Para su elaboración se recomienda seguir estos pasos:

1. Fijar objetivos medibles: es importante precisar qué se quiere alcanzar; por ejemplo, disminuir los errores o las reuniones, establecer un mayor contacto entre determinadas áreas, etc.
2. Capacitar al personal: los trabajadores deben saber qué se pretende conseguir con el plan de comunicación interna. Deben saber también cómo operar dicho plan.
3. Elaborar el contenido de la información a comunicar: la información deberá ser útil a los trabajadores. Por ejemplo, se puede establecer las funciones y el organigrama de la organización.
4. Seleccionar los medios de comunicación: la idea es evaluar cuáles son los medios más adecuados para conseguir los objetivos de comunicación. Así, podemos definir cuatro tipos:

• Medios personales con soporte no electrónico: las reuniones, las guías y los desayunos de trabajo se encuentran en este grupo. Son los más adecuados para el área de ventas, puesto que permiten mejorar sus habilidades. Se recomienda fijar reuniones periódicas en las que se comparta con el personal la situación de la empresa y se escuchen sus opiniones, propuestas y soluciones a determinados problemas.
• Medios no personales y soporte no electrónico: estos son parecidos a la publicidad masiva pero adaptados a la comunicación interna: pizarras, circulares, revistas, memoria anual, folletos, volantes, etc.
• Medios personales y electrónicos: aquí tenemos medios que emplean las nuevas tecnologías como las videoconferencias, el skype y el chat.
• Medios no personales y electrónicos: también se emplean tecnologías como la intranet, el correo electrónico, etc. 

Finalmente, es importante considerar que el plan de comunicación interna debe estar orientado a los siguientes objetivos: crear cultura y sentido de la pertenencia, fomentar la confianza y mejorar la organización.

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